現在のところ，新着メールの到着先を，現行のメールシステムから，新メールシステム(Office 365)へ切り替える時期については8/30（月）13：00を予定しております。この時期に，メールシステムへのアクセス方法や，メールソフトの設定の変更をしていただく必要があります。
メールシステムの移行にあたり，みなさまにお願いする事項は以下のとおりです。
1) 8/22（日）までに：現行のメールシステムに格納されたデータを5GBまで削減してください。
必要なら事前にバックアップを取得しておいてください。マニュアルに示す方法で取得したバックアップは，メール移行完了後，新メールシステムにインポートすることも可能です。
また，必要ならアドレス帳のバックアップを取ってください。振り分け設定や自動応答設定の記録を取ってください（これらは直接移行することはできません）。
* 8/23（月）から8/30（月）13：00（予定）まで：本センターによる移行準備作業期間となります。ユーザのみなさまにお願いする作業はありません。新メールシステムの操作は行わないでください。
2) 移行日（8/30（月）13：00（予定））以降：メールソフトをお使いの場合は，メールを送受信するサーバの設定等を切り替えてください。移行完了までの間は，必要に応じて新旧のサーバ両方にアクセスする設定が必要になります。Webメールをお使いの場合は，アクセスするためのURLも変更になります。新メールシステムで，アドレス帳の設定等も行っていただけます。ユーザのみなさまによる個別のメールデータの移行作業は行わないでください。
3) 移行完了後：順次，移行作業が完了した方へ，個別に作業完了の旨を通知いたします。通知後，必要ならバックアップデータのインポート等を行ってください。また，旧メールシステムにアクセスする必要はなくなります。
メールシステムの移行に伴う，メールデータの転送に要する時間を短縮するためです。容量が大きければ転送にかかる時間も長くなります。現在のメールシステムと新システム(Office 365)を並行して利用せざるを得ない時間を，極力短縮するため，みなさまに容量の削減のご協力をお願いしております。 なお，移行作業については，転送時間の総時間の短縮の観点から，現在のメールシステムに格納された容量の少ない方から順に行います。
今回のメールシステム移行については，これまでのオンプレミス（自前でサーバをもつ）システムから，クラウドサービスへの移行という，大きな変更となります。現行のメールシステムは老朽化や性能上の限界により，近年度々障害が発生しております。また，現行のメールシステムを継続して使い続けた場合，秋頃には記憶容量の限界に達する見込みです。
よって，移行作業をより短時間で確実に終わらせなければなりません。ユーザのみなさまが個別に移行をされると，移行作業の転送速度が落ちるとともに，過負荷によるメールシステム全体の障害発生の虞があります。また，ユーザのみなさまの移行と本センターの移行作業のコンフリクトにより，同じメールがそれぞれ複数表示されるなどの事象も発生します。ユーザのみなさまによるメールデータ移行作業はおやめいただき，本センターによる移行作業をお待ちください。
新メールシステムの仕様に合わないデータを除き，移行作業は行いますが，移行作業の順序として最後となります。移行期間は最大1か月程度を予定しておりますが，それ以降の移行作業となります。
メールを受信された時点では，添付ファイルやスクリプトがマルウェアと認識されていなかった場合でも，時間の経過により（パターンデータ等認識技術の向上により）お使いのPC上のマルウェア対策ソフトにより，マルウェアが含まれていると確認されることによります。
バックアップデータはzipファイルになっておりますが，メールは一つ一つ個別のファイルとなっています。マルウェアが検出された場合は，ファイルをダブルクリックする（開く）ことはせず，マルウェア対策ソフトにより，削除してください。
新メールシステムの仕様となります。部課名を付したい，表記名を英文にしたいなどの場合は，Webメールではなく，メールソフトでの利用をお願いいたします。
今回のメールシステム移行は，利用者のみなさま個人に割り当てられたメールアドレスに関するシステム移行となります。メーリングリストの管理については，引き続き来年2月末まで，現行のWebmailシステムを用いてメーリングリストの管理を行っていただくことになります。
※来年2月にメーリングリストシステムの更改を予定しております。
もし，個人のメール読み書きの手段としてもWebmailをお使いの場合は，メールシステムの移行日以降，個人のメール読み書きの手段と，メーリングリストの管理の手段としてのWebmailは，異なるシステムに別にアクセスしていただくことになります。
旧サーバから送信される場合は，メールソフトの設定にて送信サーバ認証用のIDを
「長大ID（例：abXXXXXXXX）」から下記のように
「長大ID@sendonly.nagasaki-u.ac.jp（例：abXXXXXXXX@sendonly.nagasaki-u.ac.jp）」に変更してください。（送信用のIDのみです。受信用のIDは従前のままとなります。また，新サーバの変更はしないでください）。なお，この設定により旧サーバからのみMLアドレスでの発信も可能になります。
OAuth2では，ID/PWのみではなく，使用している端末（PC,スマホ等）並び にメールソフトに対して利用許可を与えるしくみとなり，これにより，一定期間は認証（パスワード入力）を省略できます。今年度中に多要素認証の導入を開始 しますが，この際には，ID/PWに加えて，一時的な番号等を入力する，スマホ認 証アプリで認証する等の別の要素の認証を行わなければ，アプリケーションや Webメールは利用できなく（利用を開始できなく）なりますので，安全性は向上するものと考えます。
なお，ご心配な場合は，PCに対するログイン時のパスワード設定，スクリーン セーバ解除後のパスワード入力等の設定等をご検討ください。
Office 365のメールサービスでは，「重複削除」機能があります。
このため，以下のような事例の場合には，重複したメールが削除されるため， メールが1通しか届かないことになります。
「重複削除」機能はOffice 365の仕様となり，解除できません。運用上の工夫をお願いいたします。
部署内で情報共有のため，所属MLに送信し，控えや確認のため自分にもCCする
・To:自所属ML（メアドAが配信先に含まれる），CC:メアドA
→メアドAには届くが，MLを経由した（ML名や一連番号が含まれた）メールは届かない
部署内での議論のため，部署内の特定の人を宛先にするが，情報共有のため， 自所属MLにCCする
・To:メアドA，CC:自所属ML（メアドAが配信先に含まれる）
→メアドAとしての個人には届くが，メアドAには，MLを経由した（ML名や一連番号が含まれた）メールは届かない
兼務等で所属が複数あり，複数のMLに含まれている
・To:所属A ML（メアドDが含まれる）,所属B ML（メアドDが含まれる）
→どちらかのMLを経由したメールのみが届く（どちらを通るとは予想できない）
Office 365のメールサービスでは，「送信したメールをシステム側で保存する」機能があります。また，（IMAPに設定した場合）メールソフトには，一般的に，メールソフト自身が送信済みのメールをIMAP上に保存する機能があります。このため，送信済みのメールが2通表示（格納）されるように見えます。
メールソフト側で，送信済みのメールを保存しないように設定されるか，メールソフト側で，システム側で保存したメールが格納されるフォルダを表示しないようにするなど，運用上の工夫をお願いいたします。
迷惑メールに落ちたメールがないか，Webメール（Outlook on the Web）かIMAP設定のメールソフトで確認をお願いいたします。なお，迷惑メール判定については，個人ごとに学習されます。迷惑メールに落ちたメールを，直接ドラッグアンドドロップで受信トレイに移すのではなく，Webメールで「迷惑メールではない」の操作をすることにより，救済してください。この操作によりシステムが学習し，誤検知の可能性が下がります。直接ドラッグアンドドロップすると学習されず，誤検知が改善されません。
なお，旧メールシステムでは，本学内の設置していたメールサーバにおいて迷惑メール判定をしており，メールシステムの機能にサマり送信機能がありましたが，移行後のOffice365メールサービスでは，サマリ送信機能はありません。